Consultoría e Implementación de Facturación Electrónica (DTE Plus)

“Mejorando sus procesos de negocios con DTE Plus”

Situación

Viña Santa Rita es una de las viñas más grandes y antiguas de Chile, ubicándose en un lugar privilegiado como productor y exportador líder de vinos de calidad premium y superior.

La empresa facturaba en forma descentralizada, en cada una de sus 8 sucursales de Iquique a Puerto Montt. Para esto se debían trasladar desde la casa matriz a los distintos puntos del país, grandes cantidades de documentos legales para ser emitidos e impresos en impresoras de carro ancho.

Todo esto exigía un gran trabajo del personal para todo el proceso de enviar a imprimir los talonarios con folios, timbrarlos en el SII y enviarlos a las sucursales. Además de invertir mucho tiempo en tareas de control del traslado, administración, emisión y almacenamiento de cada uno de los documentos, para que no hubiera errores ni tampoco pérdidas de información.

La viña buscaba una solución que le ayudara a simplificar todo este proceso, además le permitiera ser competitiva con sus clientes que sí tenían facturación electrónica.

Solución

La empresa adjudicó el proyecto a Azurian por su experiencia en el tema de facturación electrónica y porque su solución DTE Plus cumplió con todos los requerimientos definidos por el negocio incorporando además una interfaz amigable y una robustez en el procesamiento de la información.

Se implementó la solución de DTE Plus en la Viña en forma centralizada en la casa matriz, pero permitiendo a las sucursales estar interconectadas para emitir en forma remota las facturas electrónicas. Cada sucursal puede emitir a través de su sistema administrativo contable, enviando la información a través de la red interna al DTE Plus. Esta información se procesa, se certifica, se encripta y se envía al SII, almacenándose en la base de datos.

Desde cada sucursal se puede buscar y visualizar las facturas en PDF a través de la interfaz web del DTE Plus, pudiendo imprimirlas rápidamente en papel corriente en las nuevas impresoras láser que se adquirieron para el proyecto. A través de la interfaz de la solución de Azurian se puede además administrar folios, usuarios, confirmar estados de envío, entre otras funcionalidades.

Para facilitar y agilizar el proceso del despacho de los camiones se incorporó un código de barra en las facturas, el que es leído por un lector que ingresa la información en la base de datos.

Azurian apoyó en todo este proceso a Santa Rita, haciendo una consultoría inicial para explicar cómo funciona el modelo de facturación electrónica, proponiendo cuál era el mejor esquema de solución a implementar, apoyando en la certificación, capacitando y trabajando en equipo en la puesta en producción y marcha blanca.

Resultados

Actualmente la viña opera en forma exitosa con DTE Plus desde el 2005, facturando más de 25.000 documentos tributarios electrónicos mensuales. La empresa ha obtenido una serie beneficios:

		Mejoras en el proceso de la facturación en sucursales, manteniendo el control de la información en forma centralizada.
		Reducción considerablemente los costos asociados a la impresión de talonarios, timbraje y almacenamiento de toda la documentación tributaria.
		Disminución de los costos de transporte asociados a la documentación legal. Antes tenía que ir desde la casa matriz a las sucursales, en cambio ahora toda esta información se encuentra disponible en el sistema.
		Ahorros de tiempo del personal administrativo en tareas de control y revisión en forma manual de los papeles. Con DTE Plus toda esta información viaja electrónicamente en forma segura y almacenándose en la base de datos que es respaldada. Mejorando el resguardo de la información legal, evitando errores y pérdida de documentos
		Facilidad en la búsqueda y acceso a información, ya que ahora se puede buscar rápidamente mediante una interfaz web e imprimir el documento requerido las veces necesarias, evitando tener que solicitar cajas de documentación a la bodega de almacenamiento y luego buscar en forma manual la copia requerida.
		Agilizada para la contabilización contable de los documentos electrónicos deproveedores.